Die korrekte Bewerbung per E-Mail

Bewerbung per E-Mail

Immer mehr Arbeitgeber ermöglichen es, die Bewerbung per E-Mail zu übermitteln. Das ist für beide Seiten vorteilhaft: Zum einen spart der Bewerber Porto und Kosten für Material wie Bewerbungsmappe und gedruckte Fotos. Zum anderen geht es schneller, und die Bewerbung ist sofort beim Empfänger. Auch für den Empfänger der Bewerbung ergeben sich diverse Vorteile. Er muss die Bewerbungsunterlagen nicht per Post zurückzusenden, das spart Geld und Zeit. Bei Bewerbern, die nicht in Betracht kommen, kann vor dem Ausdrucken der Unterlagen eine entsprechende Vorauswahl getroffen werden. So kann der Arbeitgeber die Stapel voller Bewerbungen auf seinem Tisch wirkungsvoll vermindern. Ein potenzieller Nachteil ist jedoch, dass eine E-Mail in der Flut des Posteingangs oder im Spam-Ordner untergehen kann. Viele Postfächer sind mit Mails überflutet, und obwohl Spamfilter heute intelligenter sind, kann es vorkommen, dass eine wichtige Bewerbung übersehen wird, gerade wenn Personaler von einer großen Menge an eingehenden Mails überschüttet werden.

Was man bei einer E-Mail-Bewerbung beachten muss:

1. Seriöse E-Mail-Adresse: Benutzen Sie als Absender eine seriöse E-Mail-Adresse. Auf keinen Fall Adressen wie: Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein., Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein., Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein.. Am besten ist eine Kombination aus Vorname und Nachname, getrennt durch einen Punkt, also zum Beispiel: Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein. oder Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein.. Die Groß- und Kleinschreibung spielt bei E-Mail-Adressen keine Rolle. Falls Sie bisher nur eine E-Mail-Adresse mit ungünstigem Namen haben, legen Sie sich am besten eine neue, professionelle E-Mail-Adresse bei einem der vielen guten kostenlosen Dienste wie GMX, Google Mail (Gmail) oder Telekom an.
   
   
2. Aussagekräftiger Betreff: Verwenden Sie in Ihrer Mail einen aussagekräftigen Betreff. Diese Zeile niemals leer lassen oder etwas Belangloses hineinschreiben oder nur das Wort "Bewerbung". Schreiben Sie am besten die Betreffzeile so präzise wie im eigentlichen Anschreiben der Bewerbung, zum Beispiel: "Bewerbung als Bürokraft auf Ihre Anzeige Nr. 12548 bei der Agentur für Arbeit vom 12.2.2025" oder falls vorhanden, mit Referenznummer: "Bewerbung als Marketing Manager (Ref. XY123)". So weiß der Empfänger sofort, worum es geht.
   
   
3. Das Anschreiben im E-Mail-Text: Sie haben zwei Möglichkeiten für den Text Ihrer E-Mail:

• Entweder Sie kopieren den vollständigen Text Ihres Anschreibens direkt in die E-Mail.
• Oder Sie verfassen eine kurze, prägnante Einleitung im E-Mail-Text, die auf das detaillierte Anschreiben im Anhang verweist. Zum Beispiel: "Sehr geehrte/r Herr/Frau [Name], mit großem Interesse habe ich Ihre Stellenanzeige für [Position] auf [Plattform] gelesen. Meine vollständigen Bewerbungsunterlagen finden Sie im Anhang." Verwenden Sie keine Emoticons oder Smileys. Diese haben in einer Bewerbungsmail nichts zu suchen.

4. Formatierungen in der E-Mail: Nutzen Sie die HTML-Formatierung Ihrer E-Mail, um einen professionellen und gut lesbaren Eindruck zu hinterlassen. Vermeiden Sie das reine Textformat, da es unstrukturiert wirken kann. Achten Sie auf ein sauberes, einfaches Layout mit Absätzen, Aufzählungen und gezielten Fettungen, um wichtige Informationen hervorzuheben. Komplizierte Designs oder direkt eingebettete Bilder (außer Ihr Signaturlogo) sind jedoch zu vermeiden. Ihre eigentlichen Bewerbungsdokumente gehören als Anhänge.
   
   
5. Anlagen im PDF-Format: Fügen Sie Ihre Unterlagen als Anlagen bei. Achten Sie darauf, dass die Gesamtgröße der Anhänge 5 bis maximal 10 MB nicht überschreitet, da dies bei manchen Firmen zu Problemen führen kann. Die beste Praxis ist, alle relevanten Dokumente (Anschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse, ggf. Deckblatt und weitere Nachweise) in einer einzigen, zusammenhängenden PDF-Datei zusammenzufassen. Dies erleichtert dem Personaler die Handhabung erheblich und wird von vielen Applicant Tracking Systems (ATS) bevorzugt. Auf keinen Fall sollten Sie jeden Scan einzeln als Bilddatei anhängen (z. B. 20 einzelne JPGs), da dies unübersichtlich ist und den Empfänger unnötig belastet. 

6. Eindeutige Dateinamen: Geben Sie Ihrer/n PDF-Datei/en eindeutige Namen, aus denen der Inhalt hervorgeht. Wenn Sie alle Dokumente in einer Datei zusammengefasst haben, benennen Sie diese am besten "Bewerbung_Nachname_Vorname.pdf" (z. B. "Bewerbung_Müller_Max.pdf"). Sollten Sie sich wider Erwarten doch für separate Dateien entscheiden müssen, dann benennen Sie diese entsprechend: "Anschreiben_Nachname_Vorname.pdf", "Lebenslauf_Nachname_Vorname.pdf", "Zeugnisse_Nachname_Vorname.pdf".
   
   
7. Gründliches Prüfen vor dem Senden: Prüfen Sie die E-Mail vor dem Absenden nochmals auf Rechtschreib-, Grammatik- und Tippfehler. Verlassen Sie sich auf keinen Fall blind auf die automatische Rechtschreibprüfung! Lassen Sie die Bewerbung idealerweise von einer zweiten Person Korrektur lesen.
   
   
8. Testmail senden: Senden Sie zur Kontrolle die vollständige Bewerbungsmail an Ihre eigene Mailadresse. So können Sie überprüfen, ob alle Anhänge korrekt angekommen und lesbar sind und das Layout der E-Mail passt.

Hier nochmals eine kurze Checkliste für Ihre E-Mail-Bewerbung:

• Seriöse E-Mail-Adresse verwenden
• Korrekte Empfängeradresse und persönliche Anrede
• Aussagekräftige Betreffzeile
• Kurzes, individuelles Anschreiben (im Mailtext oder als Anhang)
• Alle Anhänge als PDF, klar benannt, am besten nur eine einzige pdf-Datei
• Einheitliches Design und konsistente Inhalte
• Verwende eine einfache HTML-Formatierung in der E-Mail, um diese zu strukturieren*
• Optional: Link zum LinkedIn-Profil oder Online-Portfolio
• Fehlerfreie, auf die Stelle zugeschnittene Unterlagen
• Sich ggf. selbst in BCC setzen, um den Versand zu kontrollieren

*Anmerkung: "HTML-formatiert" bedeutet nicht, dass Sie bunte Farben, ausgefallene Schriftarten, viele Bilder direkt in der E-Mail oder komplexe Layouts verwenden sollten. Ganz im Gegenteil!

Eine professionelle HTML-Bewerbungs-E-Mail verwendet:

• Standard-Schriftarten (z. B. Arial, Calibri, Times New Roman).
• Eine seröse Schriftgröße.
• Klare Absätze und Zeilenumbrüche.
• Gezielte Fettschrift zur Hervorhebung (z. B. der Position, auf die Sie sich bewerben).
• Keine Emojis, Animationen oder unnötigen Grafiken im E-Mail-Text.
• Ihr Logo in der Signatur ist in Ordnung.

Digitale Kompetenzen und neue Formate

• Digitale Kompetenz zeigen: Der sichere Umgang mit E-Mail, PDF und ggf. Online-Bewerbungsportalen wird vorausgesetzt. Fehlerfreie, technisch saubere Unterlagen sind Pflicht.

• Alternative Formate: Neben der klassischen E-Mail-Bewerbung werden Video-Bewerbungen, One-Click-Bewerbungen und Online-Profile (z. B. LinkedIn) immer wichtiger. Ein gepflegtes Online-Profil kann entscheidend sein, da Recruiter dieses häufig zuerst prüfen.

• Automatisierte Systeme: Bewerbungen sollten so gestaltet sein, dass sie von Applicant-Tracking-Systemen (ATS) problemlos gelesen werden können. Das bedeutet: klare Struktur, keine ausgefallenen Layouts oder Sonderzeichen, relevante Keywords.

Zwei Beispiele für eine gute Bewerbung per E-Mail:

Beispiel 1: Bewerbung auf eine konkrete Stellenanzeige

Dieses Beispiel ist ideal, wenn Sie sich auf eine ausgeschriebene Position bewerben und eine Referenznummer oder Job-ID vorhanden ist.

Betreff: Bewerbung als [Position] – [Ihr Name] – Referenznummer [falls vorhanden]

E-Mail-Text:

Sehr geehrte/r Herr/Frau [Nachname des Ansprechpartners],

mit großem Interesse habe ich Ihre Ausschreibung für die Position als [Position, z. B. Marketing Manager (m/w/d)] auf [Plattform, z.B. Ihrer Webseite / LinkedIn] gelesen. Die beschriebenen Aufgaben und Herausforderungen, insbesondere [Nennen Sie hier 1-2 spezifische Punkte aus der Stellenanzeige, die Sie ansprechen], passen hervorragend zu meinen Qualifikationen und bisherigen Erfahrungen.

In meiner letzten Tätigkeit bei [Name des vorherigen Unternehmens] war ich unter anderem verantwortlich für [Nennen Sie 1-2 relevante Erfolge oder Hauptaufgaben, die zur Stelle passen]. Ich bin überzeugt, dass ich mit meinen Fähigkeiten in [Nennen Sie 1-2 relevante Skills, z.B. Projektmanagement und digitaler Kommunikation] einen wertvollen Beitrag zu Ihrem Team leisten kann.

Ich bin sehr motiviert, meine Expertise bei [Name des Unternehmens] einzubringen und bin gespannt darauf, wie ich Ihre Ziele unterstützen kann.

Meine vollständigen Bewerbungsunterlagen, bestehend aus Anschreiben, Lebenslauf und relevanten Zeugnissen, finden Sie gesammelt im Anhang dieser E-Mail.

Ich freue mich auf die Möglichkeit eines persönlichen Gesprächs.

Mit freundlichen Grüßen

[Ihr Vorname Nachname] [Ihre Telefonnummer] [Ihre E-Mail-Adresse] [Link zu Ihrem LinkedIn/Xing-Profil (optional)] [Link zu Ihrem Online-Portfolio/persönlichen Webseite (optional, wenn relevant)]

Anhang: Bewerbung_IhrNachname_IhrVorname.pdf (enthält Anschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse)

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Beispiel 2: Initiativbewerbung oder allgemeine Bewerbung ohne konkrete Anzeige

Dieses Beispiel eignet sich, wenn Sie sich initiativ bewerben oder kein direkter Ansprechpartner genannt ist.

Betreff: Initiativbewerbung als [Ihre angestrebte Position / Ihr Fachbereich] – [Ihr Name]

E-Mail-Text:

Sehr geehrte Damen und Herren,

mit großem Interesse verfolge ich die Entwicklung von [Name des Unternehmens] und bin beeindruckt von [Nennen Sie hier 1-2 spezifische Punkte des Unternehmens, z.B. Ihre innovativen Produkte im Bereich X / Ihr Engagement im Umweltschutz]. Ich bin davon überzeugt, dass meine Kenntnisse und Fähigkeiten Ihr Team bereichern können, und möchte mich Ihnen hiermit initiativ vorstellen.

Als [Ihre aktuelle oder letzte Berufsbezeichnung] mit [Anzahl] Jahren Erfahrung in [relevantem Bereich] bin ich spezialisiert auf [Nennen Sie 1-2 Kernkompetenzen, z.B. die Optimierung von Prozessen und die Entwicklung kundenorientierter Lösungen]. Besonders erfolgreich war ich bei [Nennen Sie 1-2 konkrete Erfolge oder Projekte, die den Mehrwert für das Unternehmen verdeutlichen].

Ich bin stets auf der Suche nach neuen Herausforderungen, in denen ich meine Leidenschaft für [Ihr Fachbereich] und meine [wichtigste Soft Skill, z. B. ausgeprägte Problemlösungskompetenz] einbringen kann.

Für weitere Details zu meinem beruflichen Werdegang und meinen Qualifikationen verweise ich Sie gerne auf die angehängten Unterlagen.

Ich freue mich darauf, mehr über mögliche Einsatzbereiche in Ihrem Unternehmen zu erfahren und stehe Ihnen für ein persönliches Gespräch jederzeit zur Verfügung.

Mit freundlichen Grüßen

[Ihr Vorname Nachname] [Ihre Telefonnummer] [Ihre E-Mail-Adresse] [Link zu Ihrem LinkedIn/Xing-Profil (optional)] [Link zu Ihrem Online-Portfolio/persönlichen Webseite (optional, wenn relevant)]

Anhang: Initiativbewerbung_IhrNachname_IhrVorname.pdf (enthält Anschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse)

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Wichtige allgemeine Hinweise zu den Beispielen:

• Personalisierung ist der Schlüssel: Ersetzen Sie die Platzhalter immer durch konkrete, auf die jeweilige Stelle und das Unternehmen zugeschnittene Informationen. Allgemeine Phrasen fallen sofort auf.
• Klarheit und Prägnanz: Die E-Mail sollte nicht zu lang sein. Sie dient dazu, Interesse zu wecken und auf den Anhang zu verweisen.
• Die eine PDF-Datei: Wie ausführlich besprochen, ist es am besten, alle Dokumente in einer PDF-Datei zusammenzufassen.
• Ihre Signatur: Halten Sie Ihre E-Mail-Signatur professionell. Name, Telefonnummer und E-Mail-Adresse sind Pflicht. Links zu relevanten Online-Profilen sind eine gute Ergänzung.
• HTML-Formatierung (schlicht): Denken Sie daran, Absätze zu nutzen und relevante Begriffe (wie die Position) fett hervorzuheben, aber verzichten Sie auf auffällige Farben, ungewöhnliche Schriftarten oder Bilder im Mailtext.

Ich hoffe, diese Beispiele helfen Ihnen dabei, perfekte Bewerbungs-E-Mails zu formulieren!

Hinweise zum Einscannen von Dokumenten wie Arbeitszeugnisse, Abschlusszeugnisse und Weiterbildungszertifikate:

Für eine erfolgreiche Online-Bewerbung ist es meist notwendig, entsprechende Nachweise wie Abschlusszeugnisse oder Weiterbildungszertifikate als digitale Kopien einzureichen. Wie bereits erwähnt, sollten die gescannten Dokumente insgesamt nicht zu groß sein, damit die zulässige E-Mail-Größe nicht überschritten wird. Zudem erhalten Personalabteilungen oft hunderte oder tausende Bewerbungsmails, was viel Speicherplatz beansprucht und auch die Internetgeschwindigkeiten sind nicht überall gleich hoch.

Um Dokumente zu scannen, benötigen Sie entweder einen physischen Scanner, oder Sie können eine Scanner-App auf Ihrem Smartphone verwenden. Viele moderne Kompaktkameras bieten dafür ebenfalls eine eigene Einstellung an. Bei einem Scanner taucht immer die Frage auf, mit welchen Einstellungen die Dokumente gescannt werden sollen. Eine eindeutige Antwort darauf gibt es nicht, da es vom Einsatzzweck und der Menge der zu scannenden Dokumente abhängt. Das Ziel ist, die Dokumente möglichst genau und bestlesbar zu scannen, aber gleichzeitig soll die fertige Datei so klein wie möglich sein. Diese beiden Ziele schließen sich tendenziell aus. Man versucht daher, einen guten Mittelweg zu finden.

Wenn Sie viele Dokumente scannen, verzichten Sie auf Farbe, um die Dateigröße zu reduzieren; Schwarz-Weiß ist oft ausreichend. Für die Bildschirmnutzung genügen 150 dpi, für den Druck 150 bis 300 dpi. Testen Sie das Ergebnis stets, da die Lesbarkeit stark vom Original abhängt.

  

Vor dem Scannen fragt Sie der Scanner nach der Auflösung in dpi. Für eine reine Nutzung am Bildschirm genügen in der Regel 150 dpi. Soll das Dokument gedruckt werden (davon müssen Sie bei einer Bewerbung ausgehen, falls Sie in die engere Wahl kommen) sind 150 bis 300 dpi eine gute Wahl. Man sollte das Ergebnis immer testen, da die Lesbarkeit in hohem Maße auch vom Original abhängt. Ist das Original schon kaum lesbar, dann wird der Scan mit Minimaleinstellungen noch viel schlechter ausfallen. Also auf jeden Fall bei jedem Scan vorher testen und das Ergebnis ausdrucken. Viele Scanner bieten einen einfachen Modus an und einen erweiterten Modus.

Testen Sie ruhig beide Modi aus. Im erweiterten Modus haben Sie oft auch noch die Möglichkeit, eine Textverbesserung einzustellen.

Wichtige Punkte beim Scannen:

• Halten Sie die Scanner-Glasplatte sauber.
• Legen Sie Vorlagen gerade ein.
• Bei dünnen, beidseitig bedruckten Kopien legen Sie ein schwarzes Blatt unter.
• Wichtiger Hinweis: Das Bewerbungsfoto wird in den Lebenslauf oder das Deckblatt im PDF eingebettet, nicht als separate JPG-Datei angehängt. Alle Dokumente werden Teil der Gesamt-PDF-Datei.

Dokumente nachträglich beschneiden und nachbearbeiten:

Oft kommt es vor, dass nach dem Scannen Korrekturen notwendig werden. Beispielsweise weil ein Dokument nicht gerade eingelegt wurde bzw. bereits das Original schief war. Manche Scanner arbeiten auch nicht mehr ganz so korrekt und zaubern schwarze Linien an die Ränder usw. Diese Mängel sollten Sie mit einem Grafikprogramm nachträglich korrigieren. Solche Programme gibt es sehr viele. Sehr empfehlenswert ist das kostenlose Programm IrfanView. Hiermit können Sie das Dokument scannen, korrigieren und auch gleich unter dem gewünschten Format abspeichern.

 

Nach der Installation wählen Sie die Quelle aus, indem Sie auf den Menüpunkt Datei-TWAIN Quelle klicken. Wählen Sie in dem erscheinenden Fenster Ihren Scanner aus. Danach klicken Sie auf den Menüpunkt Scannen/Batch-Scannen und wählen aus, ob Sie nur ein Dokument oder gleich mehrere scannen möchten. Dann auf OK und es öffnet sich der Treiber Ihres Scanners, wo Sie die üblichen Einstellungen vornehmen können. Nach dem Scan wird das Bild in IrfanView angezeigt und Sie können es nun bearbeiten. Sinnvoll ist oft eine Autokorrektur (Bild-Autokorrektur oder Shift-U), eine Drehung (Bild-Fein Rotation) sowie ein Zuschneiden. Dazu einfach mit der Maus einen Rahmen ziehen und dann auf den Menüpunkt Bearbeiten-Freistellen klicken. Abspeichern können Sie unter Datei-Speichern unter. Sie haben die Möglichkeit das Foto oder die Fotos (Scans) auch als pdf abzuspeichern. Dazu im Speichern unter Menü das Datei-Format PDF auswählen.

Dokumente mit dem Smartphone scannen: Schnell und einfach

Moderne Smartphones sind mit ihren leistungsstarken Kameras und speziellen Apps hervorragend geeignet, um Dokumente in hoher Qualität zu scannen. Das erspart Ihnen oft den Weg zum Kopierer oder Scanner und ermöglicht es, Unterlagen direkt von unterwegs zu digitalisieren.

Vorgehensweise:

1. Vorbereitung: Sorgen Sie für eine gute, gleichmäßige Beleuchtung ohne starke Schatten. Legen Sie das Dokument auf eine ebene, kontrastreiche Unterlage (z.B. einen dunklen Tisch bei hellem Papier), um die Randerkennung zu erleichtern.
2. App öffnen: Starten Sie eine geeignete Scanner-App (siehe Vorschläge unten).
3. Dokument erfassen: Halten Sie Ihr Smartphone parallel und mittig über das Dokument. Die meisten Apps erkennen die Ränder des Dokuments automatisch und machen einen Vorschlag zum Zuschneiden. Manche Apps lösen auch automatisch aus, wenn die Ränder erkannt wurden und das Bild scharf ist.
4. Bearbeitung (optional): Nach dem Scannen können Sie in der App oft:
   • Zuschneiden: Ränder manuell anpassen, falls die automatische Erkennung nicht perfekt war.
   • Drehen: Das Dokument ausrichten.
   • Filter anwenden: Kontrast und Helligkeit optimieren, um Text besser lesbar zu machen. Oft gibt es Modi wie "Dokument", "Graustufen" oder "Foto". Wählen Sie "Dokument" oder "Graustufen" für Zeugnisse und offizielle Papiere.
   • Weitere Seiten hinzufügen: Scannen Sie bei mehrseitigen Dokumenten einfach die nächste Seite, die App fügt sie in dasselbe PDF ein.
5. Speichern und Exportieren: Speichern Sie das Dokument als PDF-Datei. Die meisten Apps bieten eine direkte Exportfunktion an. Achten Sie dabei auf eine angemessene Qualitätseinstellung (z.B. 150-300 dpi), um die Dateigröße im Rahmen zu halten, aber die Lesbarkeit zu gewährleisten.

Empfohlene kostenlose Scanner-Apps:

Diese Apps sind für iOS (Apple) und Android verfügbar und bieten eine zuverlässige Scan-Qualität für Dokumente:

• Adobe Scan: Eine der besten und benutzerfreundlichsten Apps. Erkennt Dokumente, Visitenkarten und Whiteboards hervorragend, bietet gute Bearbeitungsfunktionen und speichert direkt in der Adobe Cloud oder lokal als PDF.
• Microsoft Lens (ehemals Office Lens): Ebenfalls sehr leistungsstark und intuitiv. Erkennt Dokumente und kann diese in verschiedene Formate (PDF, Word, PowerPoint, OneNote) exportieren.
• Google Drive (integrierte Scan-Funktion): Wenn Sie Google Drive nutzen, können Sie über das "+"-Symbol und "Scannen" direkt Dokumente digitalisieren. Die Funktion ist grundlegend, aber für schnelle Scans oft ausreichend.
• CamScanner (kostenlose Version mit Werbung): Eine sehr beliebte App mit vielen Funktionen, auch wenn die kostenlose Version Werbung enthält und ein Wasserzeichen hinterlassen kann. Für gelegentliche Scans aber nützlich.

Tipp: Probieren Sie ein oder zwei Apps aus, um herauszufinden, welche Ihnen am besten liegt. Achten Sie immer darauf, dass das finale PDF gut lesbar ist und eine angemessene Dateigröße hat.