Wichtige Gestaltungsregeln der DIN 5008:2011:
Anmerkung: Es handelt sich hier um stark gekürzte, vereinfachte und umformulierte Darstellungen des Originaltextes der DIN 5008:2011. Für den Originaltext empfehle ich die Standardausgaben des Beuth Verlages (siehe weiter unten).
Für welchen Teil der Bewerbung ist die Anwendung der DIN 5008 sinnvoll?
Gerade beim Anschreiben ist die Verwendung der DIN 5008 von großem Nutzen. Hier vor allem die Anwendung der Regelungen zur Erstellung eines Geschäftsbriefes.
Normalerweise ist es nicht unbedingt notwendig bei einer Bewerbung den Geschäftsbrief nach DIN 5008 zu verwenden. Die DIN ist nur eine Richtlinie und kein Gesetz. Jedoch macht es in der Regel einen guten Eindruck, wenn man sich an diese Richtlinien hält. Das gilt insbesondere für Bewerber, welche im Bürobereich oder im kaufmännischen Umfeld arbeiten möchten. Es ist zwar kein direkter reiner Geschäftsbrief, aber im Prinzip ein an den Geschäftsbrief angelehnter Privatbrief.
Bei dem Geschäftsbrief nach DIN 5008 gibt es zwei Varianten, welche die DIN 5008 vorschlägt – Typ A-A4 mit 2,7 cm Briefkopf und Typ B-A4 mit einem erweiterten Briefkopf von 4,5 cm. Für einen halbprofessionellen Brief würde sich der Typ B besser machen, da hier eine ausreichend große Kopfzeile für die Daten des Absenders zur Verfügung steht und diese Variante auch weniger Kenntnisse in der Textverarbeitung erfordert. Prinzipiell sind aber beide Varianten für das Anschreiben möglich.
Wie könnte so ein Anschreiben aussehen? (angelehnt an Brief Typ B):
Papierformat: Verwenden Sie Papier der Größe DIN A4 mit einer Höhe von 29,7 cm und einer Breite von 21 cm
Papierqualität: Darüber sagt die DIN nichts. Es sollte nach meiner Auffassung wenn möglich reinweiß und für das Anschreiben nicht zu dünn sein (z. B. 90 Gramm, statt üblicherweise 80 Gramm).
Seitenränder:
Linker Seitenrand (Fluchtlinie):2,5 cm (früher 2,41 cm, wurde 2011 geändert)
Rechter Seitenrand: 2 cm
Lage der Faltmarken bzw. Falzmarken:
Faltmarke 110,5 cm vom oberen Rand
Faltmarke 2 21 cm vom oberen Rand
Länge der Faltmarken: 4-8 mm
Lage der Lochmarke:14,85 cm vom oberen Rand
Schriftgröße: Sollte nicht kleiner als 10 Punkt sein und aus gut lesbaren Schriftarten bestehen.
Zeilenabstand: Wählen Sie einen einzeiligen Zeilenabstand.
Literatur zu diesem Thema:
Wer sich ernsthaft mit dem Thema DIN 5008 beschäftigen will oder auch beruflich damit zu tun hat, benötigt unbedingt die beiden Standardwerke Herausgegeben vom DIN e.V. und verlegt vom Beuth Verlag "Schreib- und Gestaltungsregeln für die Textverarbeitung: Sonderdruck von DIN 5008:2011" und "Der Geschäftsbrief: Gestaltung von Schriftstücken nach DIN 5008, DIN 5009 u. a" dazu. Das sind zwei kleine Broschüren, welche bequem in jede Tasche passen und bei Problemen jederzeit zur Verfügung stehen. Leider hat man die aktuelle Ausgabe etwas zu klein gedruckt. Es wäre sinnvoll sich gleich eine Lupe dazu zu erwerben.
In den Schreib- und Gestaltungsregeln für ... stehen alle Regeln der DIN 5008 aufgelistet. Das Heftlein enthält 74 Seiten. Die Hauptpunkte (ohne Unterpunkte) gemäß Inhaltsverzeichnis sind:
Vorwort
1 Anwendungsbereich
2 Normative Verweisungen
3 Zeichensatz und Datenaustausch
4 Wörter
5 Zwischenräume
6 Satzzeichen und andere Zeichen
7 Schriftzeichen für Wörter
8 Rechenzeichen
9 Zahlengliederungen und Zahlenaufstellungen
10 Größenangaben und Formeln
11 Hervorhebungen
12 Tabellen
13 Diagramme und Abbildungen
14 Gliederung und Kennzeichnung von Texten
15 Längere Texte
16 Aufbau und Gestaltung von Briefvordrucken und -vorlagen
17 Nutzung von Briefvordrucken und -vorlagen
18 E-Mail
19 Briefhüllen
20 Korrekturen
Anhänge A bis F
Literaturhinweise
Stichwortverzeichnis
Das mit der Lupe ist kein Witz. Bestellen Sie auf jeden Fall eine mit dazu. Sie werden mir dankbar sein, denn die Schrift besteht teilweise aus Microschrift, obwohl noch genügend Platz für eine etwas größere Schrift gewesen wäre.
Das Heft Der Geschäftsbrief ist bezüglich der Schriftgröße schon besser. Hier wird die DIN 5008 nochmals ausführlich mit Bezug auf den Geschäftsbrief erläutert und durch anschauliche Beispiele ergänzt. Das Heft umfasst etwa 132 Seiten.
Das Inhaltsverzeichnis hat folgenden Aufbau (nur Hauptpunkte ohne Unterpunkte):
Vorwort
1 Beschriftung von Briefblättern
1.1 Allgemeines
1.2 Schriftarten, -größen und -stile
1.3 Zeilenabstand
1.4 Papierformate
1.5 Absenderangabe
1.6 Anschriftenfeld
1.7 Bezugszeichen und Kommunikationsangaben
1.8 Betreff
1.9 Anrede
1.10 Text
1.11 Seitennummerierung
1.12 Unterschriftenblock
1.13 Anlagen und Verteilvermerke
1.14 Beglaubigungsvermerk bei Behörden
1.15 Werbliche Elemente
1.16 Besondere Elemente bei Briefvordrucken
1.17 Anwendungsbeispiele
1.18 Gestaltung eines Telefax
1.19 E-Mail
1.20 Millimeterangaben von Elementen eines Briefstückes
2 Text
2.1 Allgemeines
2.2 Absätze
2.3 Aufzählungen
2.4 Abschnitte
2.5 Inhaltsverzeichnisse und Übersichten
2.6 Hervorhebungen
2.7 Fußnoten
2.8 Tabellen
2.9 Diagramme
2.10 Abbildung
3 Zeichen
3.1 Allgemein
3.2 Schriftzeichen, die Wörter oder Wortteile ersetzen
3.3 Rechenzeichen
3.4 Schriftzeichen, die keine Wörter oder Wortteile ersetzen
3.5 Zahlengliederungen und Zahlenaufstellungen
3.6 Größenangaben und Formeln
4 Briefhüllen und deren Beschriftung
4.1 Briefhüllen
4.2 Beschriftung von Briefumschlägen
4.3 Arten von Faltungen
5. Richtlinien für das Phonodiktat
5.1 Technische Hinweise
5.2 Grundlagen
5.3 Beispiel für einen Diktatablauf
5.4 Ausführungsbeispiel
6 Korrekturzeichen
6.1 Hauptregeln
6.2 Anwendung
7 Literaturverzeichnis
Anhang A: Abkürzungen
Anhang B: Codes für Ländernamen
Anhang C: Codes für Währungen und Zahlungsmittel
Anhang D: Darstellung von Datum und Tageszeit (Uhrzeit)
Stichwortverzeichnis
Allgemeine nützliche DIN Vorschriften für das Anschreiben und den Lebenslauf:
Der Text allgemein:
- sollte gut lesbar sein
- nicht zu klein und nicht zu groß
- Schriftgröße 10-12 Punkt
- keine Benutzung von ausgefallenen Schriftarten oder Stilen
- Abstand zwischen den Absätzen: eine Zeile, Zeilenabstand einzeilig
Das Datum:
Wird das Datum nur mit Ziffern (numerische Schreibweise) angegeben, dann wird nach der DIN 5008:2011 folgende Schreibweise bevorzugt:
Jahr (vierstellig)-Monat (zweistellig)-Tag (zweistellig) JJJJ-MM-TT - dazwischen steht jeweils ein Bindestrich
Beispiele: 2012-10-30; 2000-01-02; 1975-05-09
Diese Schreibweise wird bevorzugt, damit es keine Missverständnisse gibt, insbesondere bei Schriftstücken welche ins Ausland gehen.
Ist eine Verwechselung ausgeschlossen, dann kann auch die herkömmliche Schreibweise verwendet werden:
Tag (zweistellig, Monat (zweistellig), Jahr (vierstellig) - dazwischen steht jeweils ein Punkt
Beispiele: 30.10.2012, 02.01.2012, 09.05.1975
Es kann das Datum auch mit Zahlen und Text (alphanumerischer Schreibweise) angegeben werden.
Tag (zweistellig, jedoch keine führende Null davor) Monat (ausgeschrieben) Jahr (vierstellig)
Beispiele: 30. November 2012, 2. Januar 2012, 9. Mai 1975
Der Monat kann auch abgekürzt werden, jedoch nicht in der Verwendung innerhalb eines Fließtextes!
Beispiel: Wir trafen uns an einem grauen regnerischen Herbsttag am 24. November 1978 auf dem Weg zur Arbeit.
Aber wenn Sie das Datum für sich alleine schreiben ist auch möglich:
24. Nov. 1978
Fazit: Da bei der internationalen Schreibweise des Datums hier in Deutschland kaum jemand damit klar kommt, ist es besser innerhalb von Deutschland die gewohnte Schreibweise (Tag, Monat, Jahr; wie oben beschrieben) beizubehalten.
Probleme einer Verwechselung kann es bei beiden Formen geben:
Beispiel: 2012-01-02 und 5.04.2011
Handelt es sich nun um den 2. Januar 2012 oder den ersten Februar 2012???
Ist der 5. April 2011gemeint oder der 4. Mai 2011???
Ich denke aber die zweite Variante führt in Deutschland zu den geringsten Problemen und sollte daher verwendet werden. Wollen Sie allen Missverständnissen vorbeugen, dann verwenden Sie einfach die alphanumerische Schreibweise wie 20. Dezember 1979.
Datum in Verbindung mit der Verwendung des Ortes:
Hier macht die DIN 5008:2011 keine weiteren Angaben. Bei allen Varianten von Beispielbriefen, sei es geschäftlich oder halbprivat, wurde keine Ortsangabe mehr verwendet. Es ist daher davon auszugehen, dass diese nicht mehr unbedingt verwendet werden muss. Normalerweise ersieht man den Ort ja aus dem Briefkopf bzw. der Absenderangabe.
Natürlich kann es niemanden einem verbieten die Ortsangabe beim Datum mit aufzunehmen. Nehmen Sie dann am besten die Form: Ort, Datum.
Beispiel: Berlin, 27.11.2012 oder Potsdam, 1. Dezember 2012
Telefonnummern:
ohne Durchwahl:0172 3701458
mit Durchwahl:01234 18234-15
International mit Durchwahl:+49 30 18512-15
Bankleitzahlen:
Die Kontonummer wird ohne Leerzeichen geschrieben! z. B. 1773126819
Nationale Bankleitzahl: BLZ 100 500 00
IBAN (International Bank Account Number) Wird zum 01.02.2014 für alle Pflicht.
Sie hat 22 Stellen: IBAN DE32 2508 0020 0113 0900 00
Währungsbezeichnungen:
Die Bezeichnung der Währung steht in der Regel vor oder hinter dem Betrag.
40,00 €
€ 100,00
70,00 EUR
EUR 20,10
Damit die Zahl und die Währung am Zeilenende eines Fließtextes nicht auseinander gerissen werden, sollte zwischen Zahl und Währung ein geschütztes Leerzeichen gesetzt werden.
Verwendung von Leerzeichen in Texten:
Leerzeichen werden verwendet nach Wörtern, nach Satzzeichen, nach Abkürzungen und nach Zahlen.
Satzzeichen:
Satzzeichen werden unmittelbar hinter dem letzten Wort geschrieben, es wird zwischen Wort und Satzzeichen kein Leerzeichen gesetzt. Das Leerzeichen wird hinter das Satzzeichen geschrieben.
& Zeichen
Wird nur bei Firmennamen verwendet, beispielsweise im Lebenslauf. Vor und nach dem Zeichen wird je ein Leerzeichen gesetzt, am besten geschützte Leerzeichen.
Beispiel: Uwe Schmidt & Co. KG
In der modernen elektronischen Textverarbeitung werden Leerzeichen nur in ganz besonderen Ausnahmefällen zum Ausrichten von Texten und Zahlen verwendet. Verwenden Sie für die Zwecke immer Tabellen und Tabulatoren!
Setzen von geschützten Leerzeichen:
Damit zusammenhängende Wortbestandteile oder eine Verbindung von Worten und Zahlen bzw. Sonderzeichen nicht am Zeilenende auf zwei Zeilen verteilt werden, ist es sinnvoll statt des normalen Leerzeichens dazwischen ein geschütztes Leerzeichen zu setzen. Dieses unterscheidet sich im Ausdruck nicht von normalen Leerzeichen, jedoch verhindert es die Trennung am Zeilenende eines Textes.
In MS Word erzeugen Sie das geschützte Leerzeichen mit STRG+Umschalt+Leertaste.
Normales Leerzeichen in Word: ∙
Geschütztes Leerzeichen in Word: º
Beispiele:
20ºkg
500º€
Wichtige Abkürzungen (Auswahl):
z. B.zum Beispiel - Bitte beachten, dass zwischen dem z. und dem B. ein Leerzeichen gesetzt wird!
z. H. oder z. Hd.zu Händen - auch hier bitte das Leerzeichen beachten.
usw.und so weiter - hier gibt es kein Leerzeichen
usf.und so fort
u. A. w. g.um Antwort wird gebeten
u. Ä.und Ähnliches
ca.zirka
bzw.beziehungsweise
i. A.im Auftrag